Les étapes d'élaborations d'un séjour
Les étapes d’élaboration d’un séjour
Qui intervient ?
1 – l’organisateur
2 - le président
3 – les adhérents
3 – le trésorier
1ère étape (sondage facultatif)
L’organisateur peut adresser aux adhérents un sondage pour déterminer leur l’intérêt sur le projet et mesurer la capacité du gîte à retenir.
Mention à apposer « ceci n’est pas une inscription et ne donne pas priorité lors de l’inscription »
2ème étape
L’organisateur rédige la notice d’information (voir modèle) et l’adresse au président, qui engage sa responsabilité, pour accord. Ce document peut être établi avec le président.
3ème étape
Le président adresse la notice d’information au secrétaire qui l’envoie aux adhérents par courrier (adhérents non informatisés) et 48 h plus tard par courriel pour les autres.
4ème étape
Les adhérents intéressés demandent au secrétaire une fiche d’inscription.
5ème étape
L’adhérent retourne au secrétaire par courrier postal (le cachet de la Poste faisant foi) :
- Le bulletin d’inscription (2 ex)
- Le chèque d’acompte
Les inscriptions ne sont enregistrées qu’à réception du dossier complet.
6ème étape
A la clôture des inscriptions, le secrétaire informe le président, et l’ensemble des adhérents inscrits, de la liste des participants.
Il remet au trésorier les chèques d’acompte.
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